Документооборот

Документооборот

Документооборот

Проблема:Процессы отработаны и движутся по накатанной, бизнес уверенно растет, и вы все еще работаете с документами на бумаге?

Понимаем, что сложно поверить, но ваша компания может быть в одном шаге от бумажного коллапса. 

Как понять, что он уже происходит:

Количество договоров, заявок, счетов и прочей документации в компании растет и все больше места в офисе занимают папки с деловыми бумагами. Они требуют больше места для хранения, в них все сложнее найти нужную информацию.

Становится тяжело отслеживать статус каждого документа: непонятно – где находится документ, кто уже ознакомился с ним и оставил свою подпись, а кто – нет.  Приходится тратить время на его поиски + тормозятся задачи, связанные с документом.

Затрудняется сдача отчетности, превращаясь в круглосуточную работу, а штрафы за просрочку дедлайнов по отчетам, становятся нормой. 

Из-за бумажной волокиты задерживаются выплаты удаленным сотрудникам, а сроки проведения оплат могут увеличиваться до 2-4 недель.

Мы согласны, что большинство компаний не ведут документооборот вручную и пользуются СRM-системами типа 1С: или Битрикс 24.

При этом, часть документов они хранят в электронке на Google Диск и привязывают ссылки на них к нужному контрагенту или задаче. И все это более или мене работает, пока офис не начинает расти:

  • Вкладки Google Диск в тандеме с CRM начинают поглощать ресурсы офисной техники
  •  Документы постоянно приходится скачивать на ПК и хранить их в памяти жесткого диска
  • Постоянно растет нагрузка на канал интернета, снижая загрузку данных и тормозя работу команды в целом

Переход на локальные сервера, как правило не решают, а только усугубляю описанные проблемы. При этом, автоматизация сервисов, как правило, технически невозможна.

Какое решение предлагаем мы: внедрение единой и комфортной среды для управления документами – JIRA.

Работая с ней:

  • Никуда не нужно идти за бумажным оригиналом
  • Одним кликом можно узнать статус приказа
  • Никогда не потеряете ни один документ

Ее можно индивидуально настроить, интегрировать с вашими системами учета и и адаптировать при помощи приложений под любые нужды.

С JIRA команда без труда сможет создавать документы, систематизировать задачи по ним и управлять процессами, не вставая с рабочего места.

Статус каждого документа будет известен: где документ, в каком состоянии, с какими проектами и клиентами связан.

Перед внедрением JIRA, мы:

  • Сделаем аудит документации и предложим технические решения, подходящие именно для вашей ситуации
  • Разработаем и комфортно внедрим систему документооборота
  • Быстро обучим сотрудников работе с новой средой при помощи видеороликов
  • Окажем полную техническую поддержку в развитии системы

Есть вопросы?

Задайте вопрос

Данный веб-сайт, как и большинство других, использует cookie-файлы с целью повышения удобства и эффективности работы пользователя.